「特定技能の定期報告って、どんな書類をいつまでに提出すればいいの？」

「登録支援機関にお願いすべきか、自社で対応すべきか迷っている…」

このような疑問や考えをお持ちの方も多いでしょう。

特定技能制度における定期報告は、外国人を受け入れている企業が行わなければならない法的義務です。

定期報告の怠りや虚偽の申請をすると、今後外国人を継続して雇用できなくなるリスクや罰則を受ける可能性があります。そのため、確実な対応が求められます。

本記事では、特定技能制度の定期報告における必要書類や基本的なルール、注意点を解説します。

自社で対応する場合と登録支援機関に依頼する場合に分け必要書類を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

【省令改正後】特定技能制度における定期報告とは

特定技能制度における定期報告は、国・行政側が特定技能外国人の就労状況や支援実施状況を把握し、制度の適正な運用を確保する事を目的としています。

2025年の省令改正により、報告に必要な書類や提出頻度などが見直されました。主な変更点は以下のとおりです。

分類	変更前	変更後
定期届出の提出頻度	四半期ごと（年4回）	年1回
所属機関の責務	規定なし	地方創生に関する責務が追加
届出書様式	受入れ・活動状況に係る届出書＋支援実施状況に係る届出書	受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（様式第3-6号）に統合
提出方法	書面・郵送	書面・郵送に加え、オンライン提出

出典：出入国在留管理庁｜特定技能制度における届出のルールが変わります！

提出頻度の軽減や書式の一体化などにより、受入れ機関の事務負担が軽減されています。

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あわせて知っておきたい「随時報告」とは

随時報告とは、特定技能所属機関（特定技能の外国人を受け入れる企業や個人事業主）が受け入れ状況に変更があった際に、地方出入国在留管理官局に対して実施しなくてはいけない報告義務です。

随時報告するタイミングは、以下のとおりです。

報告は原則事由発生日から14日以内に行います。適切に届出を行わないと、新規受け入れの停止や特定技能所属機関としての認定取り消しなど今後の受け入れに支障が出る可能性があります。

特定技能制度における定期報告の必要書類

定期報告では、特定技能所属機関や登録支援機関がそれぞれの立場に応じて必要書類を提出する義務があります。

• 特定技能所属機関が自社で提出する書類
• 登録支援機関が提出する書類

自社で対応する場合と登録支援機関に依頼する場合の必要書類が異なるので、しっかりと確認しておきましょう。

特定技能所属機関が自社で提出する書類

以下は、特定技能所属機関が用意する必要のある書類です。

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

登録支援機関に支援の全部を委託していない場合、「支援実施状況に係る届出書」と「１号特定技能外国人支援対象者名簿」の提出が必須です。

必要書類の準備に不安がある方は、申請取次行政書士がいる行政書士法人への委託を検討してみましょう。申請取次行政書士は、入管手続きに精通した専門家です。

どのような行政書士と契約すべきか悩んだら「FES行政書士法人」に相談するのがおすすめです。FES行政書士法人は、外国人就労者・海外人材に特化した行政書士法人で、豊富な実績と専門知識で、定期報告を含む特定技能制度の各種手続きを総合的にサポートしています。

登録支援機関が提出する書類

登録支援機関の必要書類は、以下のとおりです。

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

特定技能制度の定期報告における基本ルール【提出方法・提出先・提出期限】

ここでは、特定技能制度の定期報告における提出時の基本ルールを解説します。

• 提出方法｜オンライン、窓口、郵送から選べる
• 提出先｜管轄の地方出入国在留管理局に提出する
• 提出期限｜対象年の翌年5月31日までに提出する

定期報告における基本ルールを理解していないと、手続きミスや期限遅れのリスクがあります。確実に報告を済ませるために、理解を深めていきましょう。

提出方法｜オンライン、窓口、郵送から選べる

定期報告の提出方法はオンラインと窓口への提出、郵送の3種類から選べます。

各提出方法の概要は、以下のとおりです。

提出方法	備考
オンライン	出入国在留管理庁電子届出システムを利用する ※要事前登録
窓口へ持参	平日の各入管の受付時間
郵送で送付	管轄の出入国管理局に送付する

すぐに対応したい場合は、オンラインが便利です。窓口へ持参する場合は、事前に受付時間や混雑状況を確認しておきましょう。

提出先｜管轄の地方出入国在留管理局に提出する

どの提出方法を選んでも、提出先は管轄の地方出入国在留管理局（または支局）です。

法人の場合は、登記上の本店所在地の管轄へ、個人事業主は事業主本人の住民票上の住所を管轄する地方出入国在留管理局に提出します。

地方出入国在留管理局と支局の所在地は、以下の13箇所です。

参考：出入国在留管理庁｜地方出入国在留管理官署

書類の記入方法や必要書類に関する問い合わせは、各官署ではなく外国人在留総合インフォメーションセンターが対応しています。

提出期限｜対象年の翌年5月31日までに提出する

提出期限については、対象年の4月1日から翌年3月31日までのものを翌年5月31日までに提出する決まりです。期限を過ぎてしまうと、行政からの指導対象となり、過料が科せられる可能性もあります。

定期的な記録と早めの必要書類の準備により、提出期限が過ぎないようにしましょう。

特定技能制度の定期報告における3つの注意点

ここからは、特定技能制度の定期報告における3つの注意点を紹介します。

• 定期面談は義務なので必ず実施する
• 提出を忘れると外国人を継続して雇えなくなる
• 報告の拒否や虚偽の申告は罰金の対象になる

ルールを守らないと指導や罰則を受ける可能性があるため、チェックしておきましょう。

定期面談は義務なので必ず実施する

定期面談の開催頻度は3ヵ月に1回で、省令改正前後で変更はありません。

ただし、面談方法に改定があり、面談の対象となる特定技能外国人の同意がある場合はオンラインでの面談が可能となりました。

以下は面談時に意識すべきポイントです。

定期面談では業務内容や待遇、人材保護、生活で困ってることがないかなど、状況の確認が求められます。外国人が安心して働ける環境を整えるためにも、面談は丁寧に実施しましょう。

提出を忘れると外国人を継続して雇えなくなる

定期報告が、特定技能外国人を受け入れる企業に課された義務のひとつです。

報告を怠ったり内容に不備がある場合は罰則の対象となるだけでなく、制度上の「欠格事由」に該当し、今後の外国人受け入れ自体ができなくなるリスクもあります。

出入国在留管理庁のホームページでは「届出が適切に行われていない場合、所属機関は継続して受け入れができなくなる」と明記しています。

もし提出が遅れた場合は、理由書を添えて提出することで対応可能です。書式の指定はなく、内容を自身で作成し、所轄の出入国在留管理局に確認のうえで提出しましょう。

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

報告の拒否や虚偽の申告は罰金の対象になる

特定技能の定期報告は出入国管理及び難民認定法により義務付けられており、所定の期間内に届出を行わなかった場合や、事実と異なる内容を報告した場合には、法令違反として扱われる可能性があります。

実際に出入国在留管理庁の資料では「所定の届出を怠ったり、虚偽の内容を届け出た場合、10万円以下の過料が科される場合がある」と明記されています。

また、報告徴収や立入検査を拒んだ場合、30万円以下の罰則対象です。

報告の拒否や虚偽の申告は、最悪の場合、外国人の受け入れ停止や登録支援機関としての登録取り消しにつながってしまいます。

参考：
出入国在留管理庁｜出入国在留管理庁電子届出システムに関するＱ＆Ａ
出入国在留管理庁｜実地調査に御協力ください

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また、「FES行政書士法人」との連携により、法令順守を徹底し指導や罰金のリスクを最小限に抑えることも可能です。

無料相談で定期報告や外国人雇用の相談を受け付けているので、受け入れに不安や疑問を感じている方は、お気軽にお問い合わせください。

特定技能制度における定期報告の最新ルールに従って対応しよう

特定技能外国人を雇用する際、受け入れ企業には就労支援や定期報告が義務付けられています。

年に1回義務付けられている定期報告には専門的な知識と時間を要するため、登録支援機関に委託することで適切な情報提供をしてもらうという選択肢もあります。

本記事を参考に、特定技能制度の定期報告の準備を整えていってください。

とはいえ「手続きや必要書類が複雑で、どうすればいいかわからない」と不安に思う方もいるでしょう。

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